Privacy Notice for New Applicants

PRIVACY NOTICE FOR NEW APPLICANTS 

Liberty Insurance Berhad (“LIB”, the “Company”, “we”, “ours”, “us””) is committed to safeguarding the privacy of the personal information that we gather concerning our prospective employees (“you” or “Applicant”) in compliance with the Personal Data Protection Act 2010 (the “Act”).The purpose of this Privacy Notice is to bring to your attention our practices relating to the collection, processing and disclosure of personal information relating to applicants seeking job opportunities with LIB and /or members of the Liberty Mutual companies (“Liberty Mutual Group of Companies).

1. WHAT THIS PRIVACY NOTICE EXPLAINS

This Privacy Notice explains amongst other details:

• What kind of personal information we collect
• How we use your personal information
• When we disclose your personal information

2. WHAT KIND OF PERSONAL INFORMATION WE COLLECT

In connection with your job application and job interview, you may be asked to provide Personal Information including but not limited to, your name, address, telephone numbers, e-mail address, or other contact information, NRIC number, passport number, date and place of birth, nationality, gender, marital status, languages spoken, resume or CV, cover letter, educational background information such as educational institutions attended, transcripts and grades obtained, employment history such as date of hire, technical skills, names and contact information for referrals and recommendations, salary history and expectations, photographs and other visual images of you, medical history, bank account numbers, SOSCO and EPF numbers, driver’s license details, emergency contact information, names, birthdates and other details of your family members and dependents (where relevant). 

3. HOW WE USE YOUR PERSONAL INFORMATION

LIB may collect, process, disclose and/or retain your Personal Information for our legitimate functions, including but not limited to the following purposes (“Purposes”): 

• Assessing your suitability for the job, verifying your information and conducting reference checks and to contact you ;
• Evaluating future employment opportunity with the members of the global group of Liberty Mutual companies, both locally and overseas (“Liberty Mutual Group of Companies”);
• Carrying out due diligence or other screening activities (including background and probity checks) in accordance with legal or regulatory obligations or our risk management procedures that may be required by law or that may have been put in place by us; 
• Providing employee references;
• For such other purposes as may be required by law. 

4. DISCLOSURE OF YOUR PERSONAL INFORMATION 

Your Personal Information will be kept confidential and may be held or stored locally, regionally or globally, whether in Malaysia or out of Malaysia and whether in a cloud based applicant tracking system.

LIB may disclose your Personal Information to third parties that we deal with for one or more of the below mentioned Purposes. These third parties include: 

• Appropriate entities within the Liberty Mutual Group of companies;
• Our service providers , contractors and agents , including those which provide administrative, data processing, computer or other services to us;
• Third party that introduced or referred you to us or that you submit your job application to, including employment agencies , referral agencies, business introducers , online portals or similar service providers;  
• Medical clinics that conduct pre-employment medical examinations on you;
• Certain executives, managers and employees at Liberty Mutual Group of Companies and other worldwide affiliates of the Liberty Mutual Group of Companies may also have access to certain Personal Information on a “need-to-know” basis if there are legitimate business purposes;
• We may transfer your Personal Information to the data centers of Liberty Mutual Group of Companies for processing, storage, and/or backup of Personal Information. Such data centers are/may be located in Singapore, the United States of America, Europe and Latin America or such other countries/territories as determined by the Liberty Mutual Group of Companies from time to time; and
• Anyone to whom you have given your consent, including your representative or person seeking employee reference;

5. YOUR CONSENT TO TRANSFER ABROAD

We may transfer your Personal Information including sensitive personal data to places outside Malaysia when carrying out any of the Purposes stated herein. You acknowledge and agree that, in transferring the information referred to above and carrying out the above activities/Purposes, your Personal Information may be transferred to, accessed, controlled and processed by entities located outside of Malaysia and who may act on behalf of LIB and/or any member of the Liberty Mutual Group of Companies and you further agree that the storage of your data may be housed on a cloud based applicant tracking system operated by third party vendors.

ACKNOWLEDGEMENT  AND CONSENT

By registering your consent electronically (or by signing this document), you affirm that you have read and understand the Privacy Notice for Applicants and voluntarily agree and consent to each of the stated terms including without limitation to the following; (i) our purpose of collection and use of your personal information , (ii) the specific items of your personal information that will be collected and used by the Liberty Mutual Group and other third-party recipients located locally or outside Malaysia as described above, whether it is on a cloud based applicant tracking system or otherwise.

You hereby agree and also consent to the collection and use of your sensitive personal information.

NOTIS PRIVASI UNTUK PEMOHON BARU

Liberty Insurance Berhad ("LIB", "Syarikat", "kami") adalah komited untuk melindungi privasi maklumat peribadi yang kami kumpulkan mengenai bakal pekerja kami ("anda" atau "pemohon") selaras dengan Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("Akta"). Tujuan Notis Privasi ini adalah untuk memberi perhatian kepada praktis kami yang berkaitan dengan pengumpulan, pemprosesan dan pendedahan maklumat peribadi yang berkaitan dengan pemohon yang mencari peluang pekerjaan dengan LIB dan / atau ahli-ahli syarikat Liberty Mutual ("Kumpulan Syarikat Liberty Mutual”). 

1. APA YANG DIBERITAHU DI DALAM NOTIS PRIVASI INI

Notis Privasi ini menerangkan butiran-butiran:

• Jenis maklumat peribadi yang dikumpul
• Bagaimana kami menggunakan maklumat peribadi anda
• Pendedahan maklumat peribadi anda

2. JENIS MAKLUMAT PERIBADI YANG DIKUMPUL

Sehubungan dengan permohonan kerja anda dan temu duga kerja, anda mungkin diminta untuk memberikan Maklumat Peribadi termasuk tetapi tidak terhad kepada, nama, alamat, nombor telefon, alamat e-mel, atau maklumat hubungan lain, nombor Kad Pengenalan, nombor pasport, tarikh dan tempat lahir, kewarganegaraan, jantina, status perkahwinan, bahasa yang dituturkan, resume atau CV, surat pengiring, maklumat latar belakang pendidikan seperti institusi pendidikan, transkrip dan gred yang diperoleh, sejarah pekerjaan seperti tarikh mula bekerja, kemahiran teknikal, nama dan maklumat hubungan untuk rujukan dan cadangan, sejarah gaji dan jangkaan, gambar dan imej visual lain anda, sejarah perubatan, nombor akaun bank, nombor SOSCO dan KWSP, butiran lesen pemandu, maklumat hubungan kecemasan, nama, tarikh lahir dan butiran lain ahli keluarga dan tanggungan anda (jika berkaitan).

3. BAGAIMANA KAMI MENGGUNAKAN MAKLUMAT PERIBADI ANDA

LIB boleh mengumpul, memproses, mendedahkan dan / atau mengekalkan Maklumat Peribadi anda untuk fungsi sah kami, termasuk tetapi tidak terhad kepada tujuan berikut ("Tujuan"): 

• Menilai kesesuaian anda untuk kerja, mengesahkan maklumat anda dan melakukan pemeriksaan rujukan serta untuk menghubungi anda;
• Menilai peluang pekerjaan di masa hadapan dengan ahli-ahli kumpulan syarikat Liberty Mutual global, di dalam dan di luar negara ("Kumpulan Syarikat Liberty Mutual");
• Menjalankan usaha wajar atau aktiviti pemeriksaan lain (termasuk pemeriksaan latar belakang dan kebarangkalian) mengikut kewajipan undang-undang atau kawal selia atau prosedur pengurusan risiko yang mungkin diperlukan oleh undang-undang atau yang mungkin telah disediakan oleh kami;
• Menyediakan rujukan pekerja;
• Untuk apa-apa maksud lain sebagaimana yang dikehendaki oleh undang-undang. 

4. PENDEDAHAN MAKLUMAT PERIBADI ANDA 

Maklumat Peribadi anda akan dirahsiakan dan boleh disimpan atau disimpan di dalam negara, di peringkat serantau atau di seluruh dunia, sama ada di Malaysia atau di luar Malaysia dan sama ada dalam sistem pengesan pemohon berasaskan awan.

LIB boleh mendedahkan Maklumat Peribadi anda kepada pihak ketiga yang kami berurusan untuk satu atau lebih Tujuan yang disebutkan di bawah ini. Pihak ketiga ini termasuk:

• Entiti-entiti yang sewajarnya dalam syarikat-syarikat Liberty Mutual Group;
• Pembekal perkhidmatan, kontraktor dan ejen kami, termasuk yang menyediakan pentadbiran, pemprosesan data, komputer atau perkhidmatan lain kepada kami;
• Pihak ketiga yang memperkenalkan atau merujuk anda kepada kami atau anda menyerahkan permohonan kerja anda kepada, termasuk agensi pekerjaan, agensi rujukan, pengenal perniagaan, portal dalam talian atau penyedia perkhidmatan yang serupa;  
• Klinik perubatan yang menjalankan peperiksaan perubatan pra-pekerjaan ke atas anda;
• Sesetengah eksekutif, pengurus dan pekerja di Kumpulan Syarikat Liberty Mutual dan sekutu lain di seluruh Kumpulan Liberty Mutual Syarikat juga mungkin mempunyai akses kepada Maklumat Peribadi tertentu pada dasar "keperluan untuk mengetahui" jika terdapat tujuan yang sah;
• Kami boleh memindahkan Maklumat Peribadi anda ke pusat data Kumpulan Syarikat Liberty Mutual untuk pemprosesan, penyimpanan, dan / atau sandaran Maklumat Peribadi. Pusat data sedemikian boleh didapati di Singapura, Amerika Syarikat, Eropah dan Amerika Latin atau negara / wilayah lain seperti yang ditentukan oleh Kumpulan Syarikat Liberty Mutual dari semasa ke semasa; dan
• Sesiapa sahaja yang telah memberikan persetujuan anda, termasuk wakil atau orang yang meminta rujukan pekerja;

5. PERSETUJUAN UNTUK PEMINDAHAN MAKLUMAT PERIBADI KE LUAR NEGARA

Kami boleh memindahkan Maklumat Peribadi anda termasuk data peribadi sensitif ke tempat-tempat di luar Malaysia apabila menjalankan mana-mana Tujuan yang dinyatakan di sini. Anda mengakui dan bersetuju bahawa, dalam memindahkan maklumat yang disebutkan di atas dan menjalankan aktiviti / Tujuan di atas, Maklumat Peribadi anda boleh dipindahkan ke, diakses, dikawal dan diproses oleh entiti yang terletak di luar Malaysia dan yang boleh bertindak bagi pihak LIB dan / atau mana-mana anggota Kumpulan Syarikat Liberty Mutual dan anda selanjutnya bersetuju bahawa penyimpanan data anda boleh ditempatkan pada sistem pelacakan pemohon yang berasaskan awan yang dikendalikan oleh vendor pihak ketiga.

PERAKUAN DAN PERSETUJUAN

Dengan mendaftarkan persetujuan anda secara elektronik (atau dengan menandatangani dokumen ini), anda mengesahkan bahawa anda telah membaca dan memahami Notis Privasi untuk Pemohon dan secara sukarela bersetuju dengan setiap terma yang dinyatakan termasuk tanpa batasan yang berikut; (i) tujuan pengumpulan dan penggunaan maklumat peribadi anda, (ii) perkara khusus maklumat peribadi anda yang akan dikumpulkan dan digunakan oleh Kumpulan Liberty Mutual dan penerima pihak ketiga lain yang terletak di dalam atau luar Malaysia seperti yang diterangkan di atas, sama ada ia berada pada sistem pengesan pemohon berasaskan awan atau sebaliknya.

Anda dengan ini bersetuju dan juga membenarkan pengumpulan dan penggunaan maklumat peribadi anda yang sensitif.